養成校のシラバス管理をGoogleスプレッドシートで一元化する方法

教務担当の頭を悩ませる「シラバス回収作業」

理学療法士・作業療法士養成校において、毎年前期・後期に行われる「シラバス（授業計画）の作成・回収作業」。
「Wordファイル」をメールで全教員（非常勤講師含む）に送信し、「提出してください」と何度も催促。集まった数十個のファイルを一つ一つ開き、フォーマットの崩れを直し、PDFに変換して結合する……。
この作業だけで、教務担当者は膨大な残業を強いられています。

なぜWordやExcelの「ファイル送信」はダメなのか

最大の原因は、「データが分散していること」にあります。
各教員が個別のファイルで作業をするため、「誰が提出済みで、誰が未提出か」が一目で分からず、「このファイルは修正前の古いバージョンだ」といった混乱が必ず発生します。

解決策：「1つのGoogleスプレッドシート」を全員で同時編集する

Wordをメール添付で送るのをやめ、学科で「1つのGoogleスプレッドシート」を作成し、そのURLを全員に共有します。

スプレッドシートでのシラバス管理のコツ

1. データベース形式（一覧表）で入力を促す

縦軸に「科目名」「担当教員名」、横軸に「授業の目的」「教科書」「第1回の内容」「第2回の内容」……といった項目（列）を並べた巨大な一覧表を作ります。
教員は、自分の担当科目の行を見つけ、そこにテキストを打ち込むだけです。「印刷用レイアウトの崩れ」を気にする必要は一切ありません。

2. 「プルダウン」と「文字数制限」で表記揺れを防ぐ

「評価方法（定期試験のみ／実技含む／レポート）」などは、教員に自由記述させず、スプレッドシートの「プルダウンリスト（データの入力規則）」で選択させます。
これにより、「期末テスト」「定期試験」といった後で統一するのが面倒な表記揺れをブロックできます。

3. 未入力（未提出）が一瞬で分かる

空欄になっている行があれば、そこが「未提出」です。全体の進捗状況が一覧で可視化されるため、教務担当者は「入力が止まっている●●先生」にだけピンポイントで催促ができます。

入力されたデータを「見やすい印刷用形式」に自動出力する（応用）

一覧表のままでは学生に配布できないため、入力が完了したスプレッドシートのデータを活用します。
Google Apps Script（GAS）を使ったり、「Autocrat」などのGoogleドキュメント連携アドオンを使ったりすれば、「一覧表のデータ」を一瞬で「指定したデザインのシラバス（PDFやドキュメント）」に自動流し込み出力することが可能です。

まとめ

シラバス管理は、教務の仕事の中で最もクラウド化（一元化）の効果が高い業務の一つです。「各自がバラバラに作業して後でExcelにコピペして統合する」という前時代的な作業は今日で終わりにしましょう。

今回紹介したような「スプレッドシートからの帳票自動出力システム」の構築にお悩みの場合は、お気軽にLogic Pulleyへご相談ください。システム構築を代行いたします。