実習調整で教員がすり減る「魔の期間」
理学療法士・作業療法士養成校において、最も教員が疲弊する業務の一つが「臨床実習の調整」です。
数百人の学生に対して、それぞれ異なる実習先病院へ「受け入れのお願い」「スケジュール確認」「事前の挨拶」「評価表の送付・回収」を行わなければなりません。
「担当の先生がリハビリ中で電話に出られない」「用紙をFAXで送ったが届いていないと言われた」など、アナログな通信手段に依存しているために、教員の時間は際限なく奪われていきます。
なぜ医療機関は「FAX」と「電話」なのか？
医療機関でFAXが重宝される理由は、「セキュリティ（紙ならハッキングされないという誤解）」と「確実性（相手の物理的なトレイに届く）」にあります。しかし、クラウドやメールのセキュリティ水準が格段に向上した現代において、紙ベースのやり取りを続ける合理的な理由はほとんど消滅しつつあります。
実習連絡を効率化する具体策
1. 手書きの送付状・宛名書きをGoogleドキュメント等で自動生成
まずは校内の作業から効率化します。
スプレッドシート（またはExcel）の病院リストと、Googleドキュメント（Word）の差し込み印刷機能（アドオン等）を組み合わせれば、「〇〇病院 〇〇先生へ」といった案内文や送付状を、ワンクリックで数十件一気にPDFとして生成できます。名前の打ち間違いも無くなります。
2. メールへの段階的な移行と「一斉送信ツール」の活用
「いきなり全てメールにするのは病院側が戸惑う」という懸念がある場合は、次年度の実習契約更新のタイミング等で、「ペーパーレス化・迅速な対応のため、原則メールでのご連絡への移行をお願いしております」と案内を出します。
そして、Gmail等のBcc送信ではなく、専用の「メール一斉送信ツール（Mailchimpなど）」を使用することで、「誰がメールを開封したか」までトラッキングできるようになり、「届いていません」のトラブルを未然に防げます。
3. 評価表をGoogleフォーム・オンラインスプレッドシート化
実習の評価表を郵送・FAXで回収し、手入力でExcelに転記する作業は地獄です。
記事「実技試験の評価をタブレットで完結させるシステムの作り方」でも紹介したように、実習指導者に入力用のGoogleフォームURLやスプレッドシートを共有し、スマホやPCから直接入力して送信してもらう仕組みを作ります。これにより転記の手間は「ゼロ」になります。
Logic Pulleyでは、医療機関側にも負担をかけず、かつ学校側の業務を劇的に削減する「実習調整プロセスのデジタル化」をご支援しています。FAXの束とお別れしたい教員の方は、ぜひご相談ください。