教務室の「探しもの」に奪われる膨大な時間
「〇〇先生、去年のオープンキャンパスの企画書って、共有フォルダのどこにありますか？」
「印刷機が紙詰まりを起こした時のマニュアルって誰が持ってます？」
学校の教務室では、毎日のようにこんなやり取りが飛び交っています。ビジネスパーソンは1日のうち「情報を探す時間」に平均約1〜2時間を費やしているというデータもあり、これは教員にとっても同様です。
なぜ「共有フォルダ（ファイルサーバー）」だけではダメなのか
多くの学校では、ネットワーク上の共有フォルダ（NAS）にWordやExcelを保存しています。しかし、この運用には限界があります。
- フォルダ階層が深すぎて、目的のファイルに辿り着けない（例：「2023年度更新不要」という謎のフォルダが存在する）
- 「最新版」や「最終（改）」といった名前のファイルが乱立し、どれが本当に最新か分からない
- ファイルを開くまで中身が検索できない
GoogleサイトやNotionで作る「検索できる社内Wiki」
この問題を解決するのが、教職員専用の「社内Wiki（ノウハウ共有サイト）」の構築です。マニュアルや議事録、各種リンク先を「ファイル」として保存するのではなく、「Webページ」として作成するのです。
ステップ1：ツールの選定
学校でGoogle Workspaceを導入しているなら、追加費用不要で使える「Google サイト」がおすすめです。ドラッグ＆ドロップで簡単に社内ポータルサイトが作れます。より高度なデータベース管理をしたい場合は「Notion」が強力です。
ステップ2：絶対に載せるべき3つのコンテンツ
- よくアクセスするシステムのリンク集とマニュアル（成績入力システム、勤怠管理など）
- 年間の行事・タスクカレンダー（「この時期にはこの準備を始める」というノウハウの共有）
- 教員向けFAQ（よくある質問）（出張旅費の申請方法、Zoomのトラブルシューティングなど）
「Wikiを見れば分かる」文化を育てる
Wikiを作って終わってはいけません。誰かから「〇〇のやり方を教えてください」と口頭やチャットで質問されたら、直接答えるのではなく、「WikiのこのページのURLを見てください」と返す（URLを投げる）文化を教務室内で作ることが重要です。
これを繰り返すことで、教員たちが「まずはWikiで検索する」という癖がつき、無駄な質問対応の時間が激減します。
教職員間の情報共有に課題を感じている方は、Logic Pulleyにご相談ください。学校の現状に合わせた最適なナレッジベース構築を支援いたします。