Googleドライブのフォルダ構成最適化：教員間で資料をスムーズに共有するコツ

クラウドが「ゴミ屋敷」になっていませんか？

「共有ドライブに入れたと聞いたのですが、どこにあるか分かりません」「同じような名前のフォルダがあって、どれが最新版か不明です」
Google Workspaceを導入した養成校で必ず起こるのが、「共有ドライブのカオス化」です。検索機能が優秀なGoogleとはいえ、ルールなきフォルダ管理は業務効率を大きく下げます。

なぜフォルダが乱立するのか？（失敗例）

• 個人名フォルダを直下に置く： 「田中先生」「佐藤先生」など、担当者ベースでフォルダを作り、その中に「国試」「実習」を入れてしまう。担当が変わった瞬間に崩壊します。
• 年度フォルダを直下に置く： 「2024年度」「2025年度」を大階層にすると、毎年ファイルを探す階層が深くなり、「過去の資料の使い回し」が難しくなります。

養成校向け：劇的に探しやすいフォルダ構成ルール

ファイルを属人化させないためには、「業務目的に沿った階層化」と「数字によるナンバリング」が必須です。

第1階層（機能・目的別）に『番号』を振る

フォルダ名の先頭に二桁の数字を入れることで、常に意図した順番で並べることができます。

第2階層（詳細分類）

例えば「04_国家試験対策」の中身は以下のように分けます。

運用のための3つの「絶対ルール」

1. 「マイドライブ」を仕事の共有に使わない

個人の「マイドライブ」で作成したファイルをリンクで共有すると、その教員が退職した際、アカウント削除と共にファイルがすべて消滅します。学科の資料は必ず「共有ドライブ（チームドライブ）」内で作成・保存する運用を徹底してください。

2. 「最新版」等のファイル名はやめる

「●●資料_最新.pdf」「●●資料_修正版.pdf」といった名前付けは混乱の元です。Googleのファイルは自動で変更履歴が残るため上書きで十分ですが、あえて分ける場合は「末尾に日付（例：●●資料_20260309）」をつけるルールで統一します。

3. 大階層の作成権限は「管理者のみ」に

第1階層、第2階層までは学科長等の「管理者」のみが作成の権限（またはルールの決定権）を持ちます。教員が自由な名前でフォルダを作って良いのは第3階層以降と決めます。

まとめ

「たかがフォルダ構成」と思われるかもしれませんが、これを統一するだけで「教員がファイルを探す時間」と「後任への引き継ぎ時間」が劇的に短縮されます。

現在カオス化しているGoogle Workspace環境の整理・運用ルールの策定についても、Logic Pulleyがコンサルティングを行っております。