【先生向け】Googleカレンダーで学生面談や会議の予定調整を自動化する方法

「いつ空いてますか？」のラリーをなくす

国試前の面談、実習前の指導、実技の補講……学生と教員との間で、日程調整のやり取りは毎日のように発生します。
「水曜の3限なら空いてるよ」「すみません、その時間は授業が入っていました。木曜なら…」——こうしたメールやチャットの往復は、思考をぶつ切りにし、教員の地味なストレスとなります。

Googleカレンダーの「予約スケジュール」機能とは

Google Workspaceアカウント（または有料のGoogle Oneを契約している個人アカウント）であれば、標準で「予約スケジュール」という機能が利用できます。
これは、あなたが設定した「面談可能な時間枠」だけを相手に見せ、相手が都合の良い枠をポチッと選ぶだけで、お互いのカレンダーに予定が自動で入る仕組みです。

予約スケジュール作成の3ステップ

1. 基本設定（カレンダーを開く）

PCブラウザでGoogleカレンダーを開き、左上の「作成」ボタンから「予約スケジュール」を選択します。
予約ページの名前（例：古井との国試対策面談）や、1枠の時間（例：30分）を設定します。

2. 面談可能日時のブロックを作成する

「月・水・金の15:00〜18:00だけを面談受付時間にする」といった条件をドラッグで設定します。自分のカレンダーに既に授業や会議の予定が入っている時間帯は、システムが自動で「予約不可」にしてくれるため、ダブルブッキングの心配は一切ありません。

3. 学生にURL（リンク）を送る

設定が完了すると「予約ページを開く」または「リンクをコピーする」ことができます。このURLをGoogle Classroomの掲示板や、学生のメールに一斉送信します。

教員：「面談を希望する学生は、このリンクから都合の良い時間を選んで予約してください。」
たったこれだけで、すべての日程調整が自動で進みます。

さらに便利な「直前キャンセルの防止」

この機能の素晴らしいところは、「面談時間の1日前（または指定した時間）に、学生へリマインドメールを自動送信する」設定ができる点です。
これにより、「学生が面談の時間を忘れていてすっぽかされた」という教員の無駄な待ち時間を防ぐことができます。

まとめ

予約スケジュールの設定にかかる時間は、初めてでも5分程度です。たった5分の初期設定で、年間数時間〜十数時間に及ぶ「日程調整のラリー時間」を取り戻すことができます。ぜひ今日から活用してみてください。

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