臨地実習の評価をGoogleフォームでペーパーレス化するメリット

未だに「紙とハンコ」が主流の実習評価

理学療法士・作業療法士の養成校において欠かせないのが、数週間から数ヶ月に及ぶ長期間の「臨地（臨床）実習」です。この実習が終わるたびに、実習先の病院から学校へ、何十ページにも及ぶ「紙の評価表」が送られてきます。
教員はこれを一人ずつ確認し、Excel成績表へ手入力で転記し、平均点を計算し、会議用の資料にまとめ直す……という膨大な作業に追われています。

Googleフォームで「評価表のデジタル化」

この業務を根本からなくす方法が、「実習施設の指導者（バイザー）に、Googleフォームで評価を入力してもらう」という仕組みです。

導入による3つの圧倒的メリット

1. 転記ミス・計算ミスがゼロになり、即座に成績化

Googleフォームで入力された点数データは、裏側のスプレッドシート（Google版のExcel）に即座に蓄積されます。「関数のSUM（合計）、AVERAGE（平均）」を組んでおけば、指導者が送信ボタンを押した直後にその学生の評価点グラフが自動生成されます。

2. 病院側の負担（手書き・郵送）も大幅に軽減

指導者側も「書き損じが許されない手書きの評価表」には大きなストレスを感じています。フォームであればPCやスマホのスキマ時間に入力ができ、修正も簡単です。もちろん郵送代や発送の手間もかかりません。

3. コメント等のデータ蓄積で「来年以降の分析」が可能に

紙のままだとキャビネットに眠ってしまう「指導者からのコメント」も、デジタルデータであれば検索・分析が容易になります。「この病院はリスク管理について厳しく評価する傾向がある」といった情報が、後輩への指導に活かせます。

「情報漏洩」への懸念と対策

「外部の病院にオンラインで送信してもらうのはセキュリティが不安」という声が必ず挙がります。しかし、GoogleのフォームデータはSSLによる暗号化通信で保護されています。
むしろ、「学生の個人情報が書かれた紙を郵送し、紛失リスクに晒す」ことの方が、現代では重大なセキュリティリスクとみなされる時代になりつつあります。

まとめ

紙ベースの実習評価をデジタル化するだけで、学科全体の業務時間が数十時間単位で浮きます。学校側だけでなく、お世話になっている実習先への「働き方改革の提供」としても一石二鳥です。
具体的なフォームの作り方や、病院側への案内テンプレートなどが必要な場合は、お気軽にLogic Pulleyへご相談ください。