学生の情報が「点在」する恐怖
「〇〇君、実習でコミュニケーション不足を指摘されたらしいけど、1年生の時の面談ではどんな感じだった？」「えっと、紙の面談記録ファイルを探します……あ、去年の担任のExcelに入ってるかもしれません」
養成校おいて、学生の「成績データ」「面談記録」「実習評価」「欠席理由」が、様々なシステムやExcelファイル、さらには教員の頭の中（属人化）に散らばっているケースは非常に危険です。退学の兆候や学習のつまずきを見落とす最大の原因になります。
Googleの「AppSheet」で自校専用のカルテアプリを作る
近年、プログラミングを行わずにアプリを開発できる「ノーコードツール」が普及しています。中でもGoogleが提供する「AppSheet（アップシート）」は、普段使っているスプレッドシートのデータをそのまま「スマホやPCで動くアプリ」に変換できる強力なツールです。
このAppSheetを「学生ポートフォリオ管理」に転用することで、劇的な情報共有が可能になります。
1. スプレッドシートをデータベースにする
学生名簿、これまでの成績表、面談記録を入力しているスプレッドシートをAppSheetに読み込ませます。すると、自動的に「学生一覧画面」「詳細画面」「新規入力画面」を持ったアプリが生成されます。
2. あらゆる情報をアプリの「1画面」に集約する
作成したアプリ内の学生詳細画面（カルテ）には、以下のような情報を持たせることができます。
- 【基本情報】：顔写真、出身校、部活、趣味などのアイスブレイク情報
- 【面談記録】：日付、担当教員、面談内容（「国試への不安を吐露」「バイトを減らすよう指導」など）を時系列で追記
- 【成績推移】：テストごとの点数を見やすくリスト表示
- 【実習履歴】：過去に行った施設名と、指導者からの総評データ
教員間の「引き継ぎ」がゼロになる
学年が上がり、担任が代わっても、新しい担任はその学生のアプリ画面を下へスクロールするだけで、過去数年間の「その学生のすべて（学修歴・性格・課題）」を完璧に把握できます。
また、廊下で学生に声を掛けられた時や、実習先への訪問時でも、教員は手元のスマートフォン（iPadやPCでも可）で瞬時に専用アプリを開き、面談記録を入力したり過去のデータを確認したりできます。
注意点と導入のコツ
機微な個人情報を扱うため、AppSheetを使用する際は「教員のみがログインできる強固なアクセスコントロール（Google Workspaceアカウントでの認証）」が必須です。
また、最初から完璧なデータベースを作ろうとせず、「まずは面談記録のアプリ化だけやってみよう」と小さく始めるのが成功のコツです。
Logic Pulleyでは、専門学校特有の運用に合わせたAppSheetアプリの初期構築から、教員への使い方レクチャー（研修）まで一貫してサポートしています。教務室の情報共有に課題を感じている方は、お気軽にご相談ください。